Muchos responsables de compras y muchos pequeños empresarios que compran, aunque no ponga en su tarjeta “Jefe de compras”, nos hacen la misma reflexión cuando acabamos de mostrarles el portal de compras: “Esto está muy bien, pero… tengo dudas para usarlo en el día a día”.

Esto nos hace que escribamos estas líneas de cómo usar Nessmeeting para gestionar nuestras compras y los proveedores en nuestro trabajo cotidiano y por qué hacerlo.

Da igual que la empresa sea muy grande que muy pequeña. Que tengas o que no tengas un ERP para la gestión de tu empresa. Los siguientes pasos son los que has de dar en tu proceso de compra.

1- DETECTAR. Detecto que necesito comprar algo. Da igual que sea producto, servicio, suministro, mantenimiento,… Algo que implique que una serie de proveedores me hagan llegar sus presupuestos.

2- ANALIZAR Y PENSAR. Me pongo frente a un procesador de textos y escribo y especifico qué quiero comprar. Da igual que sean diez cajas de papel reciclado DIN-A4 de 80 grs. o el seguro a todo riesgo para el vehículo de la empresa, la revisión de los extintores, la adaptación de la LOPD, comprar material eléctrico o hacer una obra. Define qué necesitas en un documento para que el proveedor sepa qué necesitas y qué ha de presupuestar. Este ejercicio te ayudará a tener claro qué necesitas y, si es un pedido que haces cada poco, te permitirá reflexionar si es mejor hacer un pedido al año o varios en función de necesidades.

3- BUSCAR. Antes ibas a las páginas amarillas, le preguntabas a un conocido o se lo encargabas al primer proveedor de confianza, vendiera o no lo que necesitas. Ahora, has estado sustituyendo las páginas amarillas por Google. Olvídalo todo. Entra en Nessmeeting, haz click en el botón Hacer Compra y define qué necesitas (sube el word que has redactado antes), cuándo lo necesitas y con quién han de ponerse en contacto para materializar la compra. Y olvídate de todo hasta el día límite que hayas puesto para recibir presupuestos.

4- SELECCIONA. El día señalado tu pedido se abre y verás todos los presupuestos que has recibido. Estudia las propuestas que te hayan hecho llegar los distintos proveedores y selecciona la o las que te interesan y descarta las que no.

5- NEGOCIA. El que hayas seleccionado (puedes seleccionar a más de uno si quieres repartir el pedido o hacer una segunda ronda de negociación) se pondrá en contacto con la persona que hayas seleccionado en tu empresa y, tras verificar las condiciones ofertadas, emite tu pedido de compra.

6- VALORA. Ten presente qué has hecho y cómo lo has hecho. Analiza la respuesta de los proveedores y decide si para próximos pedidos quieres pedir presupuesto a cualquier proveedor de esa actividad o si, por el contrario, quieres homologar a un grupo de ellos. Si es así, entras en tu ficha de datos, busca a esos proveedores y añádelos a tu lista de homologados.

En este proceso hay varias ventajas para la empresa que utiliza Nessmeeting para gestionar sus compras:

1- AHORRO DE TIEMPO. Olvídate de las páginas amarillas y de llamar uno a uno. Olvídate de mandar emails a los proveedores que sean habituales y esperar a que envíen su propuesta (que unos lo harán por email, otros por fax, otros por teléfono y alguno insistirá en querer explicártelo en persona). Toda la información de cada pedido está en el mismo sitio y estructurada para que la puedas consultar cuando necesites.

2- AHORROS ECONÓMICOS. Nessmeeting no es un lugar de subasta, pero el simple echo de que cualquier proveedor pueda hacerte llegar su presupuesto te permite abrir tu mercado y puedes comparar entre más opciones. Y si los proveedores saben que lo haces así, ellos mismos afilarán mucho sus lápices a la hora de pasarte propuesta, bien ajustando precios o poniendo en valor las características de su propuesta sobre las de sus competidores. Eso se llama mercado y competitividad aunque a muchos no les guste oirlo.

3- TRANSPARENCIA. El mensaje de una empresa que gestiona sus compras de forma transparente es nítido. Se le dice al mercado, a la sociedad y a sus competidores que no esconde nada. Es un sello de calidad en sí que apela a la ÉTICA y a la RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA.

Como todo en internet. Cuando lo utilizas tres veces y compruebas que funciona y te quita mucho trabajo y problemas, luego te vuelves fan. Y eso nos encanta, porque los usuarios más asiduos son los que más nos ayudan a mejorar las funcionalidades con sus comentarios y sugerencias.

Te esperamos. Además no tienes excusas para utilizar nuestro Portal de Compras porque, gestionar compras en Nessmeeting es GRATIS.